Formation - Utiliser l'intelligence artificielle dans les missions d'assistanat de direction
Ce programme de formation de 48h vise à former des assistant.e.s de direction capables d’exploiter l’intelligence artificielle comme un levier stratégique pour améliorer la performance globale des dirigeants et de l’entreprise. Les participantes apprendront à intégrer les outils d’IA dans leur quotidien professionnel, à automatiser les tâches répétitives, à générer des contenus de qualité rapidement, et à soutenir la prise de décision stratégique. Elles développeront également leur capacité à anticiper les évolutions technologiques et à créer des environnements de travail plus agiles, innovants et résilients.
Public cible :
- Assistant.e.s de direction
- Assistant.e.s de direction freelance
Objectifs pédagogiques
À l’issue de la formation, les participants seront capables de :
- Analyser les activités d’assistanat de direction pour identifier celles pouvant être optimisées par l’intelligence artificielle
- Organiser l’agenda d’un dirigeant en mobilisant des outils de planification intégrant l’IA
- Synthétiser des informations stratégiques issues de documents professionnels à l’aide d’outils d’IA générative
- Produire des supports de communication professionnelle (notes, e-mails, présentations) avec l’IA
- Automatiser des processus administratifs récurrents via des outils no-code intégrant l’IA
- Structurer une veille professionnelle assistée par l’intelligence artificielle
- Coordonner le suivi opérationnel d’un projet via des outils collaboratifs intégrant l’IA
- Sécuriser l’usage de l’intelligence artificielle dans un contexte professionnel sensible
Prérequis :
- Etre assistant.e de direction/attaché de direction
- Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs
Objectifs du module
Analyser les tâches chronophages et répétitives de l’assistanat de direction, comparer plusieurs outils numériques intégrant de l’IA selon leurs fonctionnalités et contraintes, afin de proposer des optimisations concrètes et adaptées au poste.
- Cartographier ses propres missions d’assistanat et identifier les tâches optimisables
- Comparer les principaux outils d’IA disponibles selon leurs fonctionnalités et contraintes
- Conduire un audit de ses processus existants
- Identifier les gains mesurables : temps économisé, étapes supprimées, simplification des procédures
- Élaborer un plan d’optimisation personnalisé
Contenu pédagogique
- Cartographie des missions d’assistanat et identification des tâches optimisables (rédaction, organisation, gestion d’e-mails, veille, reporting)
- Panorama des outils IA disponibles : ChatGPT, Claude, Copilot, Perplexity, Gemini
- Analyse comparative des solutions : fonctionnalités, modèle économique (gratuit, freemium, abonnement), facilité d’accès, fiabilité
- Méthodologie d’audit des processus existants
- Identification des gains mesurables : temps économisé, étapes supprimées, simplification des procédures
- Élaboration d’un plan d’optimisation personnalisé
Modalités pédagogiques
Exposés interactifs, démonstrations, exercices pratiques d’audit, études de cas
Objectifs du module
Configurer un outil de planification intégrant une fonction d’IA, paramétrer les contraintes et préférences du dirigeant, rédiger les prompts nécessaires à la coordination multi-intervenants et à la réorganisation en cas d’imprévu.
- Configurer un outil de planification intelligente adapté au contexte du dirigeant
- Paramétrer les contraintes : disponibilités, priorités, fuseaux horaires, types de rendez-vous
- Rédiger des prompts pour la coordination de rendez-vous multi-intervenants
- Produire des synthèses et briefings automatiques des événements à venir
- Intégrer l’outil avec les solutions existantes (Google Calendar, Outlook)
Contenu pédagogique
- Découverte et configuration d’outils de planification intelligente : Motion, Reclaim.ai, Clockwise, Google Calendar avec Duet AI, Outlook avec Copilot
- Paramétrage des contraintes : disponibilités, priorités, fuseaux horaires, temps de trajet, types de rendez-vous
- Rédaction de prompts pour la coordination de rendez-vous multi-intervenants
- Configuration des rappels automatisés et de la réorganisation en cas d’imprévu
- Génération d’analyses automatiques par catégorie de temps (réunions internes, externes, déplacements)
- Production de synthèses et briefings automatiques des événements à venir
- Intégration avec les outils existants (Google Calendar, Outlook)
Modalités pédagogiques
Démonstrations, mises en situation, configuration guidée, ateliers pratiques
Objectifs du module
Rédiger des prompts précis pour générer ou résumer des documents professionnels, ajuster les contenus produits par l’IA, structurer et reformuler les informations selon les standards de communication de la direction.
- Maîtriser les fondamentaux du prompt engineering pour des usages professionnels
- Synthétiser des documents complexes en extrayant les éléments clés
- Générer des documents professionnels (notes de synthèse, comptes-rendus, rapports)
- Rédiger des e-mails professionnels adaptés au contexte et au destinataire
- Créer des présentations visuelles avec des outils IA dédiés
- Ajuster, reformuler et vérifier les contenus générés par l’IA
Contenu pédagogique
- Fondamentaux du prompt engineering : structure, contexte, contraintes, niveau de détail
- Synthèse de documents : extraction des éléments clés (objectifs, décisions, points de vigilance)
- Génération de documents professionnels : notes de synthèse, comptes-rendus, rapports
- Rédaction d’e-mails professionnels : définition du contexte, destinataire, objectif et ton
- Création de présentations visuelles avec Gamma, Beautiful.ai, Canva
- Techniques d’ajustement et de reformulation des contenus générés
- Vérification des sources et fiabilisation des informations
- Mise en page selon les standards professionnels
- Traduction et correction multilingue
Modalités pédagogiques
Ateliers pratiques, cas concrets, production de livrables pédagogiques, exercices de reformulation
Objectifs du module
Créer des scénarios simples d’automatisation combinant déclencheurs et actions intelligentes, paramétrer des outils no-code intégrant de l’IA, tester et valider les flux automatisés.
- Identifier les processus administratifs automatisables dans son contexte professionnel
- Construire des scénarios d’automatisation avec déclencheurs, conditions et actions
- Intégrer l’IA dans les workflows pour des traitements intelligents
- Tester, valider et documenter les automatisations créées
Contenu pédagogique
- Introduction aux outils no-code : Zapier, Make, n8n
- Identification des processus automatisables dans l’assistanat
- Construction de scénarios : déclencheurs, conditions, actions
- Intégration de l’IA dans les workflows (OpenAI, Claude API)
- Création de scénarios combinant traitement intelligent : résumé automatique, génération de texte, extraction d’informations
- Tests, validation et documentation des automatisations
- Cas pratiques : gestion automatisée des e-mails, création de documents, notifications intelligentes, stockage et traitement de fichiers
Modalités pédagogiques
Ateliers pratiques, création de scénarios réels, tests et validation en conditions simulées
Objectifs du module
Configurer des outils de veille automatisée et produire des notes exploitables pour le dirigeant ; générer et suivre un plan d’action collaboratif avec alertes et rapports automatiques.
- Configurer un dispositif de veille automatisée adapté aux besoins du dirigeant
- Produire des notes de veille structurées et directement exploitables
- Générer un plan d’action de projet structuré avec tâches, échéances et responsables
- Mettre en place des systèmes d’alertes et de rapports automatiques d’avancement
Contenu pédagogique
- Veille professionnelle : configuration d’outils intégrant l’IA (Feedly avec Leo, Perplexity, alertes automatisées), paramétrage des sources, canaux et filtres, rédaction de prompts de classement et de synthèse, production de notes de veille structurées
- Pilotage de projet : utilisation d’outils collaboratifs avec IA (Notion AI, ClickUp, Monday.com, Coda), génération de plans d’action (tâches, échéances, responsables), mise en place de systèmes de priorisation, activation d’alertes automatiques, génération de rapports d’avancement
Modalités pédagogiques
Démonstrations, configuration guidée, mises en situation professionnelle, ateliers pratiques
Objectifs du module
Identifier les risques et limites liés à l’utilisation de l’IA, mettre en place des règles de vérification humaine et des pratiques inclusives, définir un positionnement éthique et responsable dans son usage professionnel.
- Identifier les principales limites de l’IA dans un contexte professionnel
- Appliquer le cadre réglementaire en vigueur (RGPD, confidentialité des données)
- Mettre en place des pratiques de vérification humaine systématique
- Adopter un positionnement éthique personnel et le formaliser
Contenu pédagogique
- Identification des limites de l’IA : hallucinations, biais algorithmiques, données obsolètes
- Cadre réglementaire : RGPD, confidentialité des données, conformité
- Bonnes pratiques de vérification humaine : relecture, comparaison avec sources fiables, validation croisée
- Accessibilité et inclusion : textes structurés, langage clair, contrastes visuels, formats alternatifs
- Définition d’un positionnement éthique personnel
- Élaboration d’une charte d’utilisation de l’IA en entreprise
- Mise en pratique : analyse critique de productions IA et application des règles de vérification
Modalités pédagogiques
Exposés interactifs, études de cas, débats, ateliers de mise en pratique
Modalités :
- Durée : 48 heures réparties sur plusieurs sessions
- Méthode : Cours en ligne, études de cas, ateliers pratiques, évaluation finale
- Certification délivrée à la fin du programme sous réserve de validation de la réussite aux épreuves par le jury de certification
Projet professionnel : Intégration de l’intelligence artificielle dans les missions d’assistanat de direction
L’évaluation prend la forme d’un projet de transformation, réalisé à partir d’une situation professionnelle réelle ou reconstituée, dans laquelle le ou la participante démontre sa capacité à intégrer des outils d’intelligence artificielle dans les activités quotidiennes d’un(e) assistant(e) de direction.
Le projet comprend :
L’audit des missions et tâches du poste afin d’identifier celles pouvant être optimisées ou automatisées grâce à l’IA.
Le diagnostic des outils et solutions numériques disponibles, incluant l’analyse de leurs fonctionnalités, contraintes et gains mesurables.
L’élaboration d’un plan d’optimisation, présentant des actions concrètes pour améliorer la gestion du temps, la communication, la production documentaire et la veille à l’aide d’outils d’IA.
La mise en œuvre d’expérimentations pratiques, telles que la génération d’un agenda intelligent, la création de documents professionnels avec IA générative, ou l’automatisation d’un processus récurrent.
Une réflexion éthique et responsable sur l’usage de l’IA (RGPD, biais, vérification humaine).
La formalisation d’un dossier professionnel présentant les livrables produits et la démarche adoptée.
Modalités d’évaluation
Mise en situation professionnelle simulée, incluant la production de livrables (documents IA, agenda automatisé, note de veille, etc.).
Rédaction d’un dossier structuré présentant les analyses, outils choisis, prompts utilisés et résultats obtenus.
Soutenance orale devant un jury composé de dirigeants et d’assistant(e)s de direction expérimenté(e)s, visant à évaluer la compréhension globale, la cohérence des choix, la maîtrise des outils et la posture professionnelle.
Validation
La certification est obtenue lorsque le candidat ou la candidate démontre sa capacité à :
Identifier et mettre en œuvre des usages pertinents de l’intelligence artificielle dans les missions d’assistanat,
Produire et automatiser des livrables professionnels conformes aux standards de l’entreprise,
Appliquer un usage responsable et éthique de l’intelligence artificielle dans un cadre professionnel.
Bénéfices pour les participants
✅ Développement d’une expertise en intelligence artificielle appliquée aux missions d’assistanat
✅ Amélioration de la productivité et de la qualité des livrables grâce à l’automatisation
✅ Acquisition de compétences en prompt design, automatisation no-code et veille intelligente
✅ Capacité à accompagner la transformation digitale de la direction et des équipes
✅ Certification valorisant une maîtrise stratégique et éthique de l’IA dans l’assistanat de direction