Prendre un nouveau poste ou commencer à travailler avec un nouveau manager est une étape clé. Cela demande non seulement de s’adapter rapidement, mais aussi de poser les bases d’une collaboration productive et harmonieuse. Voici un guide détaillé pour réussir cette transition.
1. Clarifiez les attentes dès les premiers échanges
Lorsque vous commencez avec un nouveau manager, il est essentiel de poser les bases d’une collaboration claire et efficace. Rappelez-vous que si votre manager vous a recrutée, c’est parce qu’il sait que vous avez les compétences pour l’aider à atteindre ses objectifs. Votre rôle principal est de lui permettre de se concentrer sur son cœur de métier en prenant en charge tout ce qui peut l’en détourner.
Voici comment aborder ce premier échange :
- Montrez votre engagement : Dites clairement que vous êtes là pour optimiser son temps et simplifier son quotidien. Par exemple :« Mon objectif est de vous permettre de vous concentrer sur ce que vous faites de mieux, en prenant en charge tout ce qui peut être délégué. »
- Posez des questions stratégiques : Engagez la discussion autour de ses besoins spécifiques et de ses priorités. Quelques exemples : Quelles sont les tâches qui prennent le plus de temps au quotidien ? Quels sont les projets ou objectifs clés pour les prochaines semaines ? Y a-t-il des habitudes ou des processus que vous souhaitez maintenir ou améliorer ?
- Planifiez un entretien dédié : Proposez de structurer une réunion spécifique pour aborder ces sujets. Cela montre votre sérieux et votre proactivité.
2. Alignez-vous sur les préférences et les priorités
Chaque manager a son propre style de travail, et il est essentiel de s’y adapter rapidement pour instaurer une relation fluide dès le début. En tant qu’assistante, c’est à vous de vous ajuster à ses habitudes et à ses attentes. Plus tard, une fois la collaboration bien établie, vous pourrez proposer des améliorations pour optimiser votre efficacité commune.
Voici quelques éléments à explorer :
- Préférences de communication : Demandez à votre manager s’il/elle préfère les e-mails, les appels ou les messages instantanés pour les sujets urgents. Adoptez son canal favori pour éviter toute friction.
- Routines et habitudes : Identifiez ses moments clés de concentration (par exemple, tôt le matin ou tard le soir) et adaptez vos interactions en conséquence. Par exemple, évitez de solliciter son attention pendant ses moments de travail intense.
- Priorités à court terme : Posez des questions comme :*« Quelles sont les trois priorités sur lesquelles je dois concentrer mon attention cette semaine ? »*Cela montre votre engagement à vous concentrer sur ce qui est vraiment important pour lui/elle.
- Création d’une fiche de préférences : Prenez des notes sur ses réponses et regroupez-les dans une fiche que vous pourrez consulter régulièrement.
3. Mettez en place des règles de fonctionnement avec l’équipe
Pour éviter toute confusion dans les interactions avec le reste de l’équipe, il est important de structurer les canaux de communication. Voici comment :
- Prenez votre place comme point de contact : Informez les membres de l’équipe que vous êtes responsable des demandes liées aux réunions ou à l’agenda du manager. Cela centralise les échanges et renforce votre rôle.
- Établissez des protocoles clairs : Par exemple, indiquez que : Toutes les demandes doivent passer par vous. Les urgences doivent être clairement identifiées dans les messages.
- Collaborez avec votre manager : Confirmez ces règles avec lui/elle avant de les communiquer à l’équipe. Cela montre que vous travaillez en synergie.
Une gestion fluide des interactions renforce votre efficacité et celle de votre manager.
4. Faites preuve de proactivité dès le début
L’un des meilleurs moyens de prouver votre valeur est d’anticiper les besoins de votre manager. Voici quelques exemples concrets :
- Gestion de l’agenda : Analysez son emploi du temps pour identifier les périodes surchargées et proposez des ajustements.
- Préparation des réunions : Fournissez à votre manager les documents ou informations nécessaires en amont, sans qu’il/elle ait à le demander.
- Proposition d’améliorations : Si vous remarquez des inefficacités dans les processus ou outils utilisés, proposez des solutions dès les premières semaines.
- Suivi des tâches : Prenez l’initiative de rappeler les échéances importantes ou de relancer les interlocuteurs externes.
Être proactive montre que vous êtes attentive et que vous cherchez à simplifier la vie de votre manager.
5. Rassurez votre manager sur votre valeur ajoutée
Certains managers, surtout s’ils n’ont jamais travaillé avec une assistante, peuvent sous-estimer l’impact de votre rôle. Voici comment les rassurer :
- Montrez des résultats concrets : Par exemple, démontrez comment une gestion efficace de l’agenda a libéré du temps pour se concentrer sur des projets stratégiques.
- Partagez vos initiatives : Expliquez régulièrement les actions que vous avez entreprises pour faciliter son travail.
- Faites preuve de pédagogie : S’ils ne comprennent pas immédiatement tout ce que vous pouvez faire, guidez-les.
En mettant en avant votre contribution, vous les aidez à voir votre rôle comme un levier essentiel de leur réussite.
Conclusion : un partenariat qui commence bien
Travailler avec un nouveau manager ou intégrer un nouveau poste est une occasion précieuse de construire un partenariat solide. Avec des attentes claires, une bonne communication et une approche proactive, vous posez les bases d’une collaboration réussie et durable.
Et vous, quels sont vos rituels ou stratégies pour réussir un nouveau départ professionnel ?