Nous sommes tous témoins d’une réalité qui persiste encore dans de nombreuses entreprises : la confusion persistante entre les rôles d’une assistante administrative et d’une assistante de direction. Il est de notre devoir d’éduquer et d’aider à changer les mentalités limitantes qui entourent le rôle essentiel des assistantes de direction.
En théorie, la fonction d’assistante de direction est souvent associée à un certain prestige et à la possibilité de percevoir un salaire plus élevé en raison de son rôle stratégique aux côtés d’un cadre dirigeant senior. Cependant, dans la réalité, en France notamment, cet amalgame entre les rôles d’assistante de direction et d’assistante administrative peut parfois avoir des conséquences négatives sur la reconnaissance et la rémunération des assistantes de direction.
La semaine dernière, un fondateur a cherché à honorer son “assistante de direction”, ce que je félicite amplement, mais les éléments mis en avant étaient principalement liés à des tâches d’une assistante administrative. Cette situation met en lumière un problème plus vaste : la propagation d’une représentation erronée du véritable rôle des assistantes de direction, renforçant la fausse idée que leur contribution se limite à des tâches administratives et routinières, réduisant ainsi leur potentiel intellectuel.
Qu’est-ce qu’une Assistante de Direction ?
Le rôle de l’assistante de direction est centré sur le soutien direct à l’exécutif, impliquant des responsabilités plus stratégiques et complexes. Elle est souvent sollicitée pour des tâches nécessitant une sensibilité temporelle accrue et un certain raffinement. Cela suppose d’avoir une connaissance approfondie de l’entreprise et une perspicacité acquise par l’expérience.
Une assistante de direction joue un rôle crucial dans l’amélioration de la concentration et de la productivité d’un leader performant. Elle ne se limite pas à gérer l’agenda et les emails ; elle excelle dans la recherche et synthèse d’informations, l’organisation d’événements, le soutien stratégique- et ce n’est qu’un aperçu !
Elle peut également se voir confier la supervision de projets spécifiques liés au bureau, couvrant tout, de la préparation de présentations d’entreprise ou de démonstrations, à la relocalisation du bureau, en passant par la sélection de fournisseurs et la planification d’événements à plus grande échelle, ainsi que le soutien aux réunions tels que CODIR/COMEX/CA.
Sa vraie valeur réside dans sa capacité à introduire de manière proactive des changements stratégiques, identifiant les inefficacités, optimisant les opérations, et suggérant des améliorations pour toute l’équipe.
Qu’est-ce qu’une assistante administrative ?
En revanche, une assistante administrative est particulièrement efficace pour des tâches courantes et récurrentes telles que la planification, la facturation, la gestion des paies et des congés, etc… Elle suit des instructions précises et excelle dans la gestion des tâches quotidiennes.
L’assistante administrative joue un rôle essentiel dans la garantie du bon fonctionnement quotidien d’une entreprise en veillant à ce que les tâches administratives soient effectuées de manière efficace et organisée. Bien que ses responsabilités puissent varier en fonction de la taille et du secteur de l’entreprise, son rôle central reste uniquement celui de faciliter les opérations administratives.
Son domaine d’expertise se situe davantage dans la gestion des tâches que dans la gestion de projets stratégiques.
Différences clés
Il est essentiel de souligner que bien que certaines tâches de l’assistante administrative puissent être attribuées à l’assistante de direction, la différence majeure réside dans le niveau de complexité et de sensibilité temporelle des missions confiées à cette dernière. L’assistante de direction devient souvent le dernier rempart avant les éxécutifs, traitant de manière confidentielle des informations sensibles tout en préservant la discrétion. Dans de nombreux cas, elle devient la personne de référence pour les idées, les recommandations et l’aide confidentielle pour les dirigeants.
Il y a un certain prestige associé à la fonction d’assistante de direction, avec la possibilité de percevoir un salaire plus élevé. La raison principale en est que l’assistante de direction est dédiée à répondre aux besoins d’un cadre dirigeant senior et peut devenir son bras droit officieux. Quand je dis cadre dirigeant, cela peut inclure le président, le vice-président principal, ainsi que d’autres dirigeants de la haute direction tels que le directeur des opérations, le directeur financier, etc.
Cependant, les fonctions et responsabilités de l’assistante de direction peuvent varier en fonction de la culture et des politiques de l’entreprise.
En résumé, si l’assistante administrative assure des fonctions de base et récurrentes, l’assistante de direction est souvent sollicitée pour des responsabilités plus stratégiques et délicates, nécessitant une expertise approfondie dans les opérations de l’entreprise.
Il est crucial de sensibiliser davantage sur la spécificité du rôle de l’assistante de direction afin de promouvoir une reconnaissance juste et équitable de sa contribution dans le milieu professionnel français.