Chère assistante de direction,
Vous reconnaissez-vous dans cette situation ? Le téléphone sonne, votre boîte mail déborde, votre manager vous confie un nouveau projet urgent alors que votre planning est déjà surchargé… et pourtant, comme à votre habitude, vous répondez : “Bien sûr, je m’en occupe.”
En tant qu’assistante de direction, vous êtes souvent perçue comme la personne qui trouve des solutions, qui prend le relais, qui fait avancer les choses. Mais cette capacité à répondre présente à chaque instant peut devenir votre talon d’Achille quand elle vous conduit à l’épuisement et à la dispersion. Dire oui à tout n’est pas un signe d’efficacité, mais souvent le prélude à la fatigue chronique et à des performances dégradées.
Le dilemme de l’assistante toujours disponible
Refuser une demande peut sembler contre-intuitif, surtout quand on accompagne plusieurs dirigeants et que chaque sollicitation paraît urgente. Il est parfois difficile de dire non sur le moment, par crainte de paraître irrespectueuse, peu engagée ou en retrait. Cette pression intérieure pousse de nombreuses assistantes à dire “oui” par automatisme, au détriment de leur efficacité et de leur équilibre.
Et pourtant, ce réflexe de disponibilité constante n’est pas toujours soutenable. À vouloir tout accepter, on finit par diluer son impact, fragiliser la qualité de son travail et risquer l’épuisement. Le problème n’est pas votre engagement, ni votre professionnalisme. Le vrai défi, c’est le manque de cadre pour arbitrer les priorités.
Il est temps d’adopter une approche différente : le refus stratégique.
Cela ne signifie pas être dans l’opposition, mais dans la clarification. C’est une posture professionnelle qui consiste à évaluer chaque demande selon sa pertinence, son urgence et vos capacités actuelles. C’est savoir dire non à ce qui nuit à votre efficacité, pour mieux dire oui à ce qui a réellement de l’impact — pour votre manager, pour l’entreprise, et pour vous.
Le refus stratégique, c’est aussi :
- Rappeler les objectifs prioritaires et les échéances clés.
- Négocier les délais ou les ressources nécessaires.
- Proposer des alternatives, plutôt que de subir les urgences.
En posant un cadre clair, vous renforcez votre crédibilité. Vous devenez non plus seulement une exécutante, mais une partenaire de confiance, capable de guider les décisions en tenant compte de la réalité du terrain.
La matrice du refus stratégique : un outil pour prioriser
Lorsqu’une nouvelle demande arrive, il est important de l’analyser selon deux critères essentiels :
- L’importance stratégique : Est-ce un objectif clé pour l’entreprise ou pour le manager ?
- La faisabilité d’exécution : Avez-vous le temps et les ressources pour la réaliser efficacement ?
Cette analyse vous guide vers une réponse professionnelle, toujours tournée vers une solution, car refuser une tâche sans proposer d’alternative n’est pas une option pour une assistante de direction.
- Faible importance + Faible faisabilité → Proposer un report ou une alternative Lorsque la tâche n’est ni urgente ni réalisable immédiatement, expliquez la situation tout en suggérant une option : « Là, tout de suite, je ne pourrais pas m’en occuper car ce n’est pas prioritaire, mais nous pouvons la programmer pour [tel délai]. »
- Haute importance + Faible faisabilité → Signaler la surcharge et demander un arbitrage Si la demande est cruciale mais que vous ne pouvez pas la traiter dans les délais sans compromis, alertez votre manager et demandez son arbitrage : « Ce projet est important, mais compte tenu de mes engagements actuels, je ne pourrai pas le réaliser dans les temps impartis sans impacter d’autres missions. Pouvez-vous m’indiquer quelles priorités doivent être ajustées ? »
- Faible importance + Haute faisabilité → Déprioriser en fixant une date « Je peux m’en occuper, mais ça va retarder le reste… ce sera fait pour [tel date]. »
- Haute importance + Haute faisabilité → S’engager pleinement Quand la tâche est essentielle et réalisable, affirmez clairement votre engagement : « Je prends en charge cette demande et vous tiendrai informé(e) de son avancement rapidement. »
Dire non sans nuire à votre image professionnelle
Refuser une demande n’a rien d’un affront. C’est, au contraire, un acte de lucidité professionnelle qui montre que vous savez poser des limites claires pour mieux servir les priorités de vos managers. Mais encore faut-il savoir le faire avec tact. Voici trois leviers concrets pour dire non sans nuire à la relation de confiance.
1. Recadrer la discussion autour des priorités
Plutôt que de dire un non sec, reformulez la demande dans le cadre d’une gestion des priorités. Cela montre que votre réponse repose sur un raisonnement objectif, et non sur un refus personnel.
« Pour garantir la qualité du dossier X, je dois y consacrer mon attention aujourd’hui. » ou encore « Si je prends en charge ce nouveau projet, le rapport financier sera retardé. Quelle est votre priorité ? »
En sollicitant un arbitrage, vous impliquez votre manager dans la prise de décision, ce qui renforce votre posture de collaboratrice stratégique.
2. Rendre visible le coût d’un nouveau « oui »
Accepter systématiquement revient à invisibiliser vos efforts. Or, vos journées ont une capacité limitée. En exprimant les conséquences concrètes d’une surcharge, vous favorisez une prise de conscience chez vos interlocuteurs.
« Si j’ajoute cette tâche à mon planning, je risque de ne pas respecter l’échéance du projet principal. » ou bien « Pour intégrer cette nouvelle responsabilité, il faudra reporter ou réaffecter certains dossiers. »
Cette transparence responsabilise votre manager tout en valorisant votre sens de l’organisation.
3. Apporter des solutions concrètes
Refuser ne signifie pas se dérober. Vous pouvez orienter la discussion vers des alternatives pertinentes, qui préservent l’objectif tout en tenant compte de vos contraintes actuelles.
« Je ne peux pas finaliser la présentation complète pour demain, mais je peux préparer une structure claire à enrichir. » OU « Alexandra de la communication serait sans doute plus à l’aise sur ce sujet. Souhaitez-vous que je la sollicite ? »
En montrant que vous restez orientée solution, vous confirmez votre fiabilité et votre capacité à prendre des décisions éclairées.
Poser un cadre clair avec vos managers
Pour que le refus stratégique fonctionne dans la durée, il ne peut pas reposer uniquement sur vos épaules. Il s’agit de faire évoluer, en douceur, la culture de collaboration avec vos managers. En posant un cadre clair, vous préparez le terrain pour des échanges plus fluides, moins impulsifs — et donc plus efficaces.
Clarifiez les règles du jeu
Dès que possible, proposez à vos managers des repères partagés sur la gestion des demandes. Cela peut passer par :
- Un système de priorisation simple : distinguer ce qui est urgent, ce qui est important, et ce qui peut attendre permet de mieux hiérarchiser les sollicitations et d’éviter les demandes contradictoires.
- Des points réguliers, 2 à 3 fois par semaine : ces échanges permettent de faire le point sur les priorités, de signaler les éventuels blocages et d’ajuster le plan d’action en fonction de l’évolution des urgences.
Ces rendez-vous n’ont pas besoin d’être longs : parfois, 10 minutes suffisent pour fluidifier la semaine et éviter les malentendus.
Le refus stratégique est un acte de collaboration
Contrairement à une idée reçue, poser des limites n’est pas mal vu. Les managers les plus performants attendent justement de leur assistante une capacité à organiser, structurer, filtrer. Dire non, dans ce contexte, ce n’est pas freiner — c’est piloter. C’est faire des choix pour mieux avancer ensemble. C’est protéger la qualité du travail, la cohérence des actions, et votre propre énergie.
Les assistantes qui savent dire non, avec diplomatie et discernement, ne sont pas perçues comme rigides ou négatives. Elles inspirent la confiance, parce qu’elles prennent soin de ce qui compte vraiment.