Dans l’entreprise d’aujourd’hui, l’assistante de direction joue un rôle bien plus stratégique qu’on ne l’imagine souvent. Loin de se limiter à un soutien administratif, elle se trouve au cœur des interactions, des projets et des décisions. Cette position unique lui donne une vision transversale précieuse et une réelle capacité à contribuer à la performance de l’entreprise.
À ce stade, beaucoup se sont peut-être dit, en lisant le titre, qu’il leur serait impossible de « manager leur boss ». Pourtant, il ne faut pas se méprendre : il ne s’agit pas de chercher à le contrôler, à le raisonner ou à le changer.
Le terme manage up nous vient des pays anglo-saxons, où il désigne l’art de gérer intelligemment la relation avec son supérieur hiérarchique. Il ne s’agit pas d’une prise de pouvoir, mais d’une démarche proactive pour favoriser un fonctionnement harmonieux et efficace au quotidien. En d’autres termes, c’est la capacité à comprendre les attentes de son manager, ses contraintes et son mode de fonctionnement, pour mieux l’accompagner et lui permettre de se concentrer sur ses propres priorités.
Les bases d’un partenariat efficace
La qualité de la relation avec son manager repose avant tout sur deux éléments essentiels, que l’on oublie parfois de clarifier : l’alignement sur les priorités, et la compréhension des modes de fonctionnement respectifs.
S’aligner sur les priorités : éviter les malentendus
Il est crucial que l’assistante et son manager partagent la même vision des priorités. Sans cela, on risque de perdre du temps sur des tâches qui ne sont pas au cœur des enjeux, ou de voir son travail constamment réorienté.
Par exemple, imaginons que le manager mette l’accent sur la préparation d’un rapport pour un comité stratégique alors que l’assistante, pensant qu’un salon professionnel est plus urgent, concentre ses efforts sur l’organisation de cet événement. Sans un échange clair, ces divergences peuvent générer des frustrations et un sentiment d’inefficacité.
La bonne pratique consiste donc à demander un point régulier, que j’appelle un point stratégique, idéalement au moins une fois par mois, pour faire le focus sur les priorités. Ce point stratégique se distingue des points journaliers ou hebdomadaires, qui sont plutôt orientés sur le suivi opérationnel. Là, on plonge vraiment dans la stratégie, pour s’assurer que les efforts sont bien alignés avec les objectifs du manager et de l’entreprise.
Comprendre et s’adapter au style de travail du manager
Chaque manager a sa propre façon de travailler et de communiquer. Certains sont très directs, ne souhaitant recevoir que l’essentiel, tandis que d’autres préfèrent disposer de toutes les données, analyses et documents détaillés pour se sentir rassurés.
Par exemple, un manager très pressé pourra se contenter d’un résumé d’une page avec les décisions clés à prendre, alors qu’un autre attendra un dossier complet avec annexes. De même, certains managers veulent être tenus informés quotidiennement, alors que d’autres privilégient un seul point hebdomadaire.
Dans ce contexte, c’est souvent à l’assistante de faire preuve d’une grande capacité d’adaptation, surtout en début de collaboration, en observant, en posant les bonnes questions et en ajustant ses modes de communication et de reporting en fonction des préférences du manager. Cette adaptabilité est d’ailleurs l’une des forces majeures de l’assistante de direction.
S’adapter signifie par exemple :
- Envoyer un mail structuré en trois parties claires (contexte, actions réalisées, points à valider) à un manager synthétique.
- Ajouter des données chiffrées ou des graphiques pour un manager plus analytique.
- Prévoir des points fixes dans la semaine pour un manager qui déteste être interrompu.
- Utiliser des messages courts et clairs pour un manager qui lit ses mails rapidement, notamment sur smartphone.
- Privilégier des outils partagés (tableaux de bord, agendas en ligne) pour un manager souvent en déplacement ou à distance.
Même si la manière de fonctionner du manager est très différente de celle de l’assistante, il est important de s’adapter pour construire une relation efficace. Une fois cette base solide établie, l’assistante pourra proposer des axes d’amélioration afin d’optimiser la communication et les process.
En résumé, maîtriser l’alignement sur les priorités et l’adaptation au style de travail du manager permet à l’assistante de gagner en efficacité, d’éviter les frustrations, et de bâtir une relation de confiance durable avec son manager.
La communication proactive
Manager son manager, c’est aussi savoir l’informer sans le submerger. Trouver le bon équilibre est essentiel. Il est souvent plus efficace de communiquer en mode « pour information » plutôt que d’attendre systématiquement une validation. Par exemple : « Pour votre information, la présentation pour le comité de direction est finalisée et intègre les derniers chiffres. Elle sera prête pour votre relecture demain matin. »
Cette approche montre que l’assistante anticipe et avance de manière autonome, tout en maintenant la transparence nécessaire.
De la même façon, lorsqu’il s’agit de solliciter un avis, il est préférable de présenter ses options et sa réflexion, plutôt que de demander une solution toute faite. Cela renforce la perception de professionnalisme et d’autonomie.
Il ne faut pas craindre de faire des erreurs. Se tromper fait partie du processus d’apprentissage et de montée en compétence. Cependant, une assistante ne doit pas systématiquement attendre l’aval de son manager avant de finaliser un dossier ou de prendre une initiative. Elle doit être proactive, anticiper les besoins et agir avec un minimum d’impact sur le temps du manager.
Cette posture proactive contribue à instaurer une relation de confiance et à démontrer la valeur ajoutée de l’assistante au sein de l’équipe.
Se positionner comme un véritable partenaire
Manager son manager, c’est aussi affirmer sa légitimité. L’assistante de direction moderne ne se limite plus à exécuter les tâches : elle anticipe, crée des liens entre les informations, et propose des améliorations. Elle apporte une vraie valeur ajoutée, visible par son manager, non pas en revendiquant, mais en s’impliquant pleinement dans la réussite collective.
Plutôt que de chercher une évolution de titre, il est souvent plus réaliste et efficace de se concentrer sur le développement de nouvelles compétences et la prise de responsabilités plus stratégiques. Par exemple, lors d’un échange avec son manager, on peut dire : « J’aimerais développer davantage mes compétences en gestion de projets et en coordination. Qu’attendez-vous de moi pour que je puisse être plus utile sur ces sujets ? »
C’est cette démarche, basée sur l’amélioration continue et la contribution concrète, qui permet de gagner en reconnaissance, même si le titre officiel reste le même.
En conclusion
Le manage up transforme la relation assistante-manager en un véritable partenariat. Cela ne se construit pas en un jour : c’est le fruit d’une posture, de choix de communication et d’une volonté de contribuer au succès collectif. C’est ce qui permet à l’assistante de direction de devenir un pilier indispensable au fonctionnement de l’entreprise.