Dans le monde professionnel d’aujourd’hui, la relation entre un manager et son assistante de direction est cruciale pour la réussite des deux parties. Pourtant, trop souvent, les managers sous-estiment le rôle vital qu’ils jouent dans le développement et le soutien de leurs assistantes. Il est temps de reconnaître que cette relation doit être mutuellement bénéfique et que les managers ont un rôle clé à jouer dans l’aide à la croissance et au succès de leurs assistantes
Comprendre le rôle de l’assistante de direction
Avant toute chose, il est impératif pour un manager de prendre le temps de comprendre pleinement le rôle et les responsabilités d’une assistante de direction. Trop souvent, les managers sous-estiment l’ampleur et la complexité du travail accompli par leurs assistantes, ce qui peut entraîner des attentes irréalistes et une sous-utilisation de leurs compétences.Selon un sondage récent que j’ai réalisé, il est alarmant de constater que 40% des assistantes interrogées ont déclaré que leur rôle de bras droit n’était que partiellement compris au sein de leur entreprise, et que 30% ont exprimé que leur rôle était mal compris. Ces chiffres mettent en lumière une lacune significative dans la compréhension du rôle crucial que jouent les assistantes de direction dans le fonctionnement quotidien de nombreuses organisations.Ainsi, la première étape pour un manager souhaitant aider une assistante de direction à réussir est de se renseigner activement sur les responsabilités, les compétences et les défis inhérents à ce poste. Cela nécessite une volonté sincère de comprendre le vrai métier de l’assistante et de reconnaître la valeur qu’elle apporte à l’équipe et à l’organisation dans son ensemble.
Abandonner le contrôle pour permettre à l’assistante de briller
Un élément essentiel dans la relation entre un manager et son assistante est la capacité du manager à déléguer et à abandonner le contrôle. Beaucoup de managers ont du mal à déléguer efficacement, craignant de perdre le contrôle sur les tâches et les projets. Cependant, il est crucial de reconnaître que le contrôle excessif peut être contre-productif et entraver le développement professionnel de l’assistante.Lorsqu’un manager ne peut pas déléguer efficacement, l’embauche d’une assistante devient presque inutile. Les managers doivent comprendre que les assistantes sont là pour aider, mais elles ont besoin d’autonomie pour exceller. En leur donnant la liberté de prendre des décisions, de gérer des projets et d’apporter leur contribution, les managers créent un environnement propice à la croissance mutuelle En fin de compte, cela bénéficie à la fois à l’assistante et au manager, en favorisant une croissance mutuelle et en renforçant la relation professionnelle.
Rencontres/communications régulières
Peu importe le canal de communication utilisé, que ce soit Teams, Slack, l’e-mail, les SMS ou le téléphone, il est essentiel que le manager et l’assistante de direction communiquent régulièrement. Ils devraient maintenir une communication constante, que ce soit par des échanges d’e-mails fréquents ou par des réunions en personne hebdomadaires pour fixer des objectifs et des priorités. L’emplacement physique des bureaux peut également faciliter les interactions spontanées entre les deux, permettant au manager de partager des idées ou de faire des suivis sur des projets en personne entre deux réunions.Une communication régulière est cruciale pour garantir que le manager et l’assistante de direction restent sur la même longueur d’onde. Les priorités évoluent constamment dans un environnement professionnel, et ce qui est important un jour peut ne plus l’être le lendemain. Pour que l’assistante de direction puisse effectuer efficacement son travail, elle doit être informée de ces changements pour pouvoir s’adapter, reprogrammer des réunions si nécessaire, ou ajuster ses priorités en conséquence. Une communication régulière permet de réduire le chaos et de maintenir une collaboration efficace entre le manager et son assistante.
Définir des objectifs, des attentes clairs
Lorsque l’on travaille avec une équipe marketing ou une équipe commerciale, les objectifs sont assez clairs : atteindre les chiffres fixés. Un certain volume de ventes, un certain nombre de prospects générés ou un retour sur investissement donné. Simple, n’est-ce pas ? Eh bien, qu’en est-il des objectifs et des attentes pour l’assistante de direction ? Comment sait-elle qu’elle répond à ces attentes ? Comment sait-elle qu’elle obtient des résultats ?Dans chaque relation entre un manager et une assistante de direction, les dynamiques sont différentes et aucun poste d’assistante de direction n’est exactement pareil. Le rôle de l’assistante de direction est largement déterminé par les besoins de son manager. L’essentiel est d’avoir un certain standard sur lequel l’assistante peut travailler pour atteindre et dépasser les objectifs. Peut-être s’agit-il de garantir que l’évaluation du moral des employés soit toujours à 90 %. Ou peut-être s’agit-il simplement de s’assurer que tous les e-mails sont traités et qu’il n’y a pas de tâches en attente à la fin de chaque semaine. Il faut également aller plus loin en définissant des “récompenses” claires (bonus, augmentations, avantages, etc…)
Fournir des opportunités de développement
Il est essentiel de reconnaître que tout être humain aspire à évoluer et à progresser dans sa carrière. Les assistantes de direction ne font pas exception, mais trop souvent, elles se heurtent à des obstacles lorsqu’il s’agit d’obtenir les ressources nécessaires pour leur développement professionnel. Bien que leur titre puisse rester le même, l’évolution des compétences est cruciale pour qu’elles puissent fournir un soutien encore plus efficace à leur manager et prendre davantage de responsabilités au sein de l’organisation.Pourtant, investir dans le développement des compétences des assistantes de direction est une stratégie gagnante pour les entreprises. Des assistantes compétentes et bien formées peuvent non seulement aider à gagner du temps et à augmenter l’efficacité du manager, mais elles peuvent également prendre en charge des responsabilités supplémentaires, libérant ainsi du temps et des ressources pour d’autres projets.En fournissant des opportunités de développement professionnel, les managers reconnaissent la valeur ajoutée que les assistantes compétentes apportent à l’organisation. Ils leur donnent les outils et les ressources nécessaires pour élever leurs compétences, élargir leurs horizons, et contribuer de manière plus significative à la réussite de l’équipe et de l’entreprise dans son ensemble.
En conclusion, la relation entre un manager et son assistante de direction est une relation précieuse qui peut profiter aux deux parties lorsqu’elle est cultivée correctement. En reconnaissant le potentiel de l’assistante, en établissant des objectifs clairs, en abandonnant le contrôle, en encourageant la prise d’initiative, en fournissant des opportunités de développement et en fournissant un soutien constant, les managers peuvent jouer un rôle essentiel dans l’aide à la réussite de leurs assistantes de direction.