Le rôle des assistant(e)s de direction a toujours été plus stratégique que celui des secrétaires, bien que cela soit souvent méconnu. Contrairement aux secrétaires, centrées sur les tâches administratives, les assistant(e)s de direction ont depuis longtemps collaboré de manière étroite avec les managers, anticipant leurs besoins et gérant des priorités complexes.
Cependant, l’accès à la boîte mail du manager, un outil essentiel pour anticiper et prioriser efficacement, reste un sujet sensible. Aujourd’hui, environ 60% des assistant(e)s de direction n’y ont toujours pas accès. Cette réticence pose des questions sur la confiance, les méthodes de travail et l’impact que cela peut avoir sur la fluidité et l’efficacité de leur partenariat avec les dirigeants.
Les raisons derrière la réticence des managers
Avoir accès à la boîte mail du manager permet à l’assistant(e) de direction d’anticiper les besoins de son supérieur et de prioriser les tâches de manière proactive. C’est une position clé qui permet de se tenir informé(e) des projets en cours, des informations sensibles et des communications importantes, ce qui renforce la capacité à soutenir efficacement les décisions stratégiques du dirigeant.
Malheureusement, de nombreux managers hésitent à donner cet accès, souvent par manque de confiance ou par souci de confidentialité. Certains pensent que cela peut compromettre leur vie privée ou qu’une erreur pourrait divulguer des informations sensibles. Dans certains cas, cette crainte est légitime, mais la majorité des assistantes de direction comprennent parfaitement l’importance de la confidentialité et savent comment maintenir des relations professionnelles basées sur la discrétion.
D’autres managers ne sont tout simplement pas conscients des avantages stratégiques qu’une telle collaboration peut offrir. Ils considèrent encore l’assistant(e) de direction comme un rôle purement administratif, sans voir le potentiel d’un véritable partenariat stratégique. En réalité, refuser l’accès à ces informations peut priver le manager de nombreux gains d’efficacité, et l’assistant(e) de la capacité à travailler de manière pleinement autonome et efficace.
Les avantages d’un accès partagé : un partenariat stratégique
Malgré les préoccupations liées à la confidentialité ou au respect de la vie privée, les avantages d’un accès partagé à la boîte mail du manager sont nombreux et peuvent transformer la manière dont l’assistant(e) de direction et le manager collaborent au quotidien. Ce type de collaboration stratégique améliore non seulement l’efficacité, mais aussi la performance globale de l’entreprise.
1. Anticipation et priorisation améliorées :
Lorsque l’assistant(e) a une vision complète des échanges par e-mail, il/elle est en mesure d’anticiper les besoins du manager plus efficacement. Cela permet de prioriser les tâches en fonction des urgences et de veiller à ce que les e-mails nécessitant une réponse immédiate soient traités sans délai. Cela contribue à une meilleure gestion du temps et évite de tomber dans des crises de dernière minute, renforçant ainsi la planification et la sérénité du manager.
2. Réduction du stress et des urgences :
Sans accès à la boîte mail, l’assistant(e) est souvent informé(e) des priorités tardivement, ce qui le/la place dans une position de « pompier », gérant en permanence des situations d’urgence. Avec cet accès direct, les problèmes peuvent être identifiés et résolus en amont, réduisant ainsi le stress et optimisant la gestion quotidienne des tâches.
3. Renforcement du partenariat :
L’accès partagé aux informations permet à l’assistant(e) de jouer un rôle véritablement stratégique. En étant informé(e) des priorités et des objectifs du manager, il/elle peut agir comme un véritable bras droit. Ce partenariat se traduit par une délégation plus efficace des responsabilités et une prise de décision plus éclairée, tout en déchargeant le manager des tâches administratives qui ne relèvent pas de son cœur de métier.
4. Gain de temps et d’énergie pour le manager :
Les managers passent souvent une grande partie de leur temps en réunion ou en déplacement, laissant peu de temps pour trier et traiter les e-mails à leur retour. Avoir un(e) assistant(e) capable de filtrer les messages et de signaler ceux nécessitant une attention immédiate leur permet de se concentrer sur les priorités stratégiques. Cela évite de perdre du temps sur des tâches à faible valeur ajoutée.
5. Un impact financier tangible :
Au-delà du gain de temps et de productivité, l’accès à la boîte mail peut également permettre d’éviter des pertes financières importantes liées aux projets stagnants ou non résolus. Selon une étude de 2023 menée par la Harvard Business Review, les tâches et projets laissés en suspens par les dirigeants contribuent à plus de 500 milliards de dollars de pertes de productivité chaque année. De plus, une étude de McKinsey a révélé que les cadres passent près de 30% de leur temps sur des tâches qui n’apportent que peu de valeur à leurs objectifs stratégiques. En fournissant un suivi et une coordination des projets directement via la boîte mail, les assistant(e)s de direction peuvent contribuer à réduire ces pertes, en veillant à ce que les projets ne tombent pas dans l’oubli.
L’accès à la boîte mail permet ainsi non seulement d’améliorer l’efficacité personnelle du manager, mais aussi de garantir que les projets importants ne stagnent pas, ce qui peut avoir un impact direct sur la performance financière de l’entreprise.
Conclusion
Le rôle des assistant(e)s de direction est loin d’être limité à l’aspect administratif. Ils/elles sont des partenaires stratégiques essentiels, capables de débloquer des projets et d’améliorer la productivité globale d’une entreprise. L’accès à la boîte mail de leur manager n’est pas un simple outil de confort ou de curiosité, c’est une nécessité pour optimiser la collaboration et éviter que des projets importants ne tombent dans l’oubli.
Avec la bonne approche, l’accès à cette information renforce la relation de confiance entre le manager et son assistant(e), permettant à chacun de tirer pleinement parti de cette relation stratégique, et en fin de compte, de faire avancer l’entreprise plus efficacement.
