En tant qu’assistante de direction, nous sommes constamment à la recherche de moyens d’améliorer nos compétences et d’augmenter notre productivité. Alors que les outils traditionnels tels que PowerPoint, Excel et Word ont fait leurs preuves par le passé, il est temps d’explorer de nouveaux horizons.

Dans cet article, nous allons nous pencher sur les avantages de l’adoption de l’intelligence artificielle (IA) et de l’automatisation, et comment ils peuvent révolutionner notre rôle en tant qu’assistante de direction.

 Il y a deux ans, j’ai rédigé un article intitulé « L’intelligence artificielle remplacera-t-elle les assistantes de direction ? » dans lequel je partageais mes réflexions sur ce sujet. Si vous le souhaitez, vous pouvez le lire ici pour avoir plus de contexte.

 Aujourd’hui, je suis ici pour vous dire que mes prédictions se sont concrétisées. Au début du mois de mai 2023, le rapport très influent du Forum économique mondial (FEM) a confirmé ce que j’avais anticipé. Selon ce rapport, nous serons confrontés à une diminution d’environ 6,5 millions d’emplois administratifs dans le monde au cours des cinq prochaines années.

 Cette annonce est un signal clair de l’impact croissant de l’intelligence artificielle sur le domaine administratif. Les avancées rapides de l’IA permettent aux machines d’automatiser certaines tâches effectuées par des assistant.e.s de direction, ce qui entraînera une réduction significative du nombre d’emplois dans ce secteur.

Il est important de reconnaître que cette évolution ne signifie pas la disparition totale des assistant.e.s de direction, mais plutôt une transformation du rôle. Les technologies d’IA peuvent prendre en charge des tâches répétitives et administratives, permettant ainsi aux assistant.e.s de se concentrer sur des responsabilités plus stratégiques et à plus forte valeur ajoutée. Il est essentiel de comprendre que l’intelligence artificielle est un outil puissant qui peut améliorer l’efficacité et la productivité des assistant.e.s de direction, plutôt que de les remplacer complètement.

 Qu’est-ce que l’IA et pourquoi devons-nous l’utiliser ?

 Commençons par le début. L’IA signifie intelligence artificielle, ce qui fait référence aux machines capables d’apprendre et d’effectuer des tâches qui nécessitent normalement l’intelligence humaine, comme le traitement du langage ou la résolution de problèmes. De Siri aux voitures autonomes, l’IA est partout et elle change notre façon de vivre et de travailler.

 Il existe de nombreuses applications pratiques, comme les chatbots qui peuvent gérer la planification ou les logiciels de transcription qui peuvent vous faire gagner des heures de travail en capturant les actions et les décisions lors des réunions. Et avec une IA plus avancée, nous pouvons même analyser des données pour prendre de meilleures décisions ou prédire les tendances futures. En tant qu’assistant.e. de direction, il est essentiel de comprendre comment l’IA peut nous aider dans notre travail et nous rendre plus productifs.

 Bien qu’étant encore à ses débuts, l’IA connaît une croissance exponentielle et nous propulse vers un avenir incroyable à une vitesse fulgurante. J’imagine ce qui nous attend, et c’est stupéfiant.

Dans mes explorations, j’ai découvert les avantages d’intégrer l’intelligence artificielle dans notre quotidien professionnel. Deux des outils d’IA les plus passionnants et prometteurs sont ChatGPT et GPT-4, tous deux offrant de nombreux avantages et utilisations dans le rôle d’assistant de direction.

ChatGPT et GPT-4 ne sont que le début de ce qui est à venir, et nous devrions accueillir ces nouveaux outils avec enthousiasme et curiosité. Même si tout le monde n’est pas encore prêt à sauter le pas, soyons réalistes, c’est ce à quoi nous serons tous confrontés dans un avenir très proche. C’est le prochain grand bouleversement et, que nous l’aimions ou non, l’IA est là et rien ne peut arrêter le raz-de-marée du changement qui nous attend.

 Comment intégrer les intelligences artificielles dans votre quotidien d’assistante de direction?

 En tant qu’assistant.e de direction, vous avez une multitude de tâches à gérer chaque jour, et il est facile de s’enliser dans des tâches routinières. Cependant, en exploitant la puissance de l’IA et de l’automatisation, vous pouvez augmenter votre capacité de travail et gagner plus de temps pour vous concentrer sur des parties stratégiques et importantes de l’entreprise.

Grâce à l’IA, les tâches routinières et chronophages peuvent être automatisées, vous permettant de concentrer votre énergie mentale sur des responsabilités de haut niveau nécessitant créativité, réflexion critique et planification stratégique. En tirant parti de l’IA, vous pouvez devenir plus efficace et plus performante dans votre travail, ce qui conduira finalement à plus de réussite pour vous et votre entreprise/institution.

 En voici quelques exemples :

 Planification de réunions : Les outils de planification alimentés par l’IA peuvent aider les assistant.e.s de direction à gagner du temps en automatisant le processus de planification. Ces outils peuvent analyser les calendriers et les préférences pour trouver les meilleurs horaires de réunion pour tous les participants. (ex: FindTime)

Planification de voyages : Les outils de planification de voyages alimentés par l’IA peuvent aider les assistant.e.s de direction à gagner du temps et à trouver les meilleures offres de vols, d’hôtels et de locations de voitures. Ces outils peuvent analyser les habitudes de voyage et les préférences pour trouver les meilleures options pour chaque voyageur (ex:Chatgpt)

Gestion des e-mails : Les outils de gestion des e-mails alimentés par l’IA peuvent aider les assistant.e.s de direction à gérer leurs boîtes email de manière plus efficace en automatisant les réponses.

Prise de notes: Les outils de prise de notes alimentés par l’IA peuvent aider les assistant.e.s de direction à prendre des notes lors des réunions ou des présentations. Ces outils peuvent transcrire la parole en texte en temps réel, ce qui facilite la capture d’informations importantes par les assistant.e.s de direction. (ex: Otter.ai)

 En dehors des grands acteurs comme ChatGPT, l’IA a le pouvoir d’accroître la productivité et d’ajouter de la valeur au rôle d’assistant.e de direction. Intégrer les bons outils dans un environnement administratif peut changer la donne. Il existe également de nouveaux outils d’IA pouvant compléter la suite logicielle Microsoft, voici quelques exemples :

• Word : Grammarly peut aider à la relecture et suggérer des modifications pour améliorer la clarté et la fluidité d’un document. Clearview AI peut fournir des commentaires en temps réel sur la façon de simplifier un langage complexe et rendre le document plus accessible.
• Excel : WorkFusion peut automatiser la saisie de données et l’analyse, réduisant ainsi le temps consacré à la manipulation manuelle des données et garantissant leur exactitude. DeepSee peut identifier les tendances et les schémas dans les données, fournissant ainsi des informations éclairant la prise de décision.
• PowerPoint : Canva peut aider à concevoir des présentations professionnelles et esthétiques. Emaze est un outil de présentation alimenté par l’IA offrant des fonctionnalités interactives, des modèles personnalisables et des outils de visualisation des données pour créer des présentations visuellement impressionnantes et captivantes.

Quelles sont les avantages à utiliser les intelligences artificielles pour une assistante de direction ?

–      Amélioration de l’efficacité : Les outils alimentés par l’IA peuvent automatiser les tâches répétitives, libérant ainsi du temps pour que les assistantes de direction se concentrent sur des tâches plus stratégiques et à plus haute valeur ajoutée.

–      Prise de décision éclairée : L’IA peut analyser de grandes quantités de données et fournir des informations précieuses pour éclairer la prise de décision. Les assistantes de direction peuvent utiliser ces informations pour fournir des rapports et des analyses aux cadres supérieurs, ce qui contribue à des décisions plus éclairées.

–      Amélioration de la productivité : En automatisant les tâches routinières, les assistantes de direction peuvent accomplir plus de travail en moins de temps. Cela permet de réduire le stress, d’éviter les erreurs humaines et d’améliorer la productivité globale.

 –      Amélioration de la collaboration : L’IA peut faciliter la collaboration entre les membres d’une équipe en automatisant la planification des réunions, la gestion des tâches et la communication. Cela permet aux équipes de travailler plus efficacement et de rester synchronisées.

 En résumé, l’IA offre de nombreuses possibilités d’amélioration pour les assistant.e.s de direction. En utilisant l’IA et l’automatisation de manière stratégique, les assistantes de direction peuvent augmenter leur efficacité, prendre de meilleures décisions et améliorer leur productivité globale. Il est essentiel d’être curieux et de se tenir informé des dernières tendances et avancées dans le domaine de l’IA, afin de rester dans la course et tirer pleinement parti des avantages qu’elle offre.