Pourquoi toutes les assistantes de direction devraient avoir au moins 30 minutes par semaine avec leur manager ?

Au cours de mes divers échanges avec des assistantes de direction, et notamment avec la communauté Kick Assistant, j’ai constaté que beaucoup d’entre elles ne faisaient pas de point hebdomadaire avec leur manager, ne serait-ce qu’une fois toutes les deux semaines. C’est pourtant indispensable.

Une assistante de direction doit pouvoir anticiper les besoins de son manager afin d’être en mesure de l’assister du mieux possible.

Mais comment peut-on être dans l’anticipation, protéger efficacement son temps, le rendre plus productif, sans faire de point régulier avec lui ? Cela n’est juste pas possible.

Je ne jette la pierre à personne car je suis moi-même passée par là, et ce pour diverses raisons, qui n’étaient pas souvent justifiées. En voici quelques exemples.

• J’enlevais mes points avec mes managers car j’avais une faible estime de mon rôle d’assistante. Je pensais que tout le monde était important, sauf moi. Donc mon point pouvait sauter, ce n’était pas très grave.
• J’étais dans l’exécution pure, donc j’attendais que l’on me confie des tâches. Au lieu d’être proactive, je faisais juste le pompier, c’est-à-dire que j’éteignais le feu, tout simplement… Par conséquent, je faisais plein de petites tâches urgentes au quotidien, sans jamais avoir un œil sur le long terme. 
• Au début de ma carrière, j’avais peur de mes managers et nous n’étions pas très proches. Ils m’impressionnaient donc au final, cela m’arrangeait bien quand ils ne me demandaient pas de points d’agenda. 

Qu’est-ce qui a changé depuis ?

Un jour, un manager m’a dit qu’il aimerait vraiment que l’on se fasse plus de points car c’était finalement essentiel pour lui d’être sur la même longueur d’onde que son assistante et de travailler ensemble. C’est à ce moment-là que j’ai compris que mon rôle était tout aussi important que les autres, voire plus.

Je pensais être une bonne assistante de direction mais en fait, je n’étais qu’une bonne exécutante. Mes managers avaient besoin d’un bras droit, pas d’une exécutante. En effet, la réussite d’un manager dépend notamment de la relation qu’il entretient avec son assistante de direction. Cette dernière travaille AVEC son manager et non pas POUR son manager. 

Depuis que j’applique cela, ma carrière a pris un tout autre tournant. J’ai repris le contrôle et j’ai pris conscience de l’importance de mon rôle. Désormais, je ne suis plus dans la réaction et l’exécution, mais dans la proactivité et l’anticipation.

Pour parvenir à cela, il est très important d’avoir une excellente relation professionnelle avec son manager, et cela passe avant tout par une réunion 1;1 régulière.

Je préconise 30 minutes par semaine (au minimum) avec chacune des personnes que vous assistez, les personnes dont vous gérez l’agenda. Pour ma part, je fais des points réguliers 3 fois par semaine : 15 min les lundis, mercredis et vendredis.

Vous pouvez reporter un point, mais ne le supprimez jamais. Il en va de votre réussite à vous également. Il sera d’ailleurs plus facile pour vous de savoir sur quoi exactement focaliser votre attention.

On m’a demandé si j’avais toujours des choses à dire lors de ces points. Eh bien oui ! Ça peut être un point général pour savoir comment va mon manager, un point sur les priorités du moment ou les priorités pour les 3 prochains mois, un point sur ses derniers voyages et ce qu’il en ressort, etc. Il y a toujours matière à discuter.

Quels sont les avantages de faire des points réguliers ?

Faire des points réguliers avec son manager signifie que vous allez pouvoir :

• gagner la confiance de votre manager ;
• anticiper ses besoins ;
• l’aider à atteindre ses objectifs
• planifier votre travail selon ses priorités, que vous aurez déterminées ensemble ;
• mieux comprendre ce qui se passe au sein de l’entreprise ;
• développer votre sens des affaires ;
• développer de nouvelles compétences ;
• etc.

Et si mon manager ne souhaite pas avoir de points réguliers avec moi ou s’il les retire constamment, comment faire ?

J’ai déjà coaché des assistantes qui me disaient que leur manager retirait le point hebdomadaire car quelque chose de « plus important » vient systématiquement se greffer à l’agenda.

Mon conseil : remettre le point et durant ce point, faire comprendre à votre manager que votre principal objectif, en tant qu’assistante de direction, est de l’aider à atteindre ses objectifs et à être plus productif en le déchargeant de certaines tâches ou responsabilités, afin qu’il puisse se concentrer sur son cœur de métier. 

Pour que cela soit possible, vous devez passer plus de temps avec cette personne, pour pouvoir mieux gérer son agenda et faire en sorte que son temps soit organisé de manière stratégique. Si vous ne comprenez pas ce sur quoi il travaille exactement et si vous ne définissez pas correctement ses objectifs pour les prochains mois, vous ne serez pas en mesure de l’aider de manière stratégique. Vous le déchargerez uniquement de petites tâches insignifiantes.

Si vous présentez les choses de cette façon-là, croyez-moi, votre manager vous regardera différemment. Beaucoup de managers n’ont jamais eu ou vu d’assistantes de direction aussi impactantes. Je crois que la plupart des personnes que j’ai assistées tout au long de ma carrière m’ont dit : « C’est dur de trouver une excellente assistante de direction ». En ce sens, ils veulent dire : une assistante de direction qui a un pouvoir impactant sur eux ainsi que sur l’entreprise.

Bien entendu, cette réunion est votre réunion. Vous devez donc avoir un agenda bien précis et stratégique. Vous ne devez pas seulement arriver avec une to-do list, mais vraiment toujours garder en tête le côté stratégique.

Ces choses-là ne viennent pas du jour au lendemain, cela se travaille et requiert de la persévérance. Cependant, le jeu en vaut vraiment la chandelle !

J’enseigne toutes ces choses dans les moindres détails lors de mes formations. Si cela vous intéresse, n’hésitez pas à me contacter par e-mail à : contact@kick-assistant.com.