C’est bientôt la fin de l’année 2021 ! Et quelle année !

Malheureusement, 2021 fut encore une année compliquée avec la pandémie de la COVID-19 qui perdure. Cela a changé pas mal de choses pour beaucoup d’entre nous. Certaines travaillent désormais plus fréquemment à la maison, d’autres voient leur rôle évoluer : moins d’organisation de voyages, moins de notes de frais, beaucoup plus de réunions et d’événements virtuels à organiser, etc.

D’après une récente enquête réalisée par McKinsey, ce fut également une année de remise en question pour la plupart des employés. Beaucoup ont décidé de changer d’emploi, voire de voie, pour trouver un meilleur équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle, parce qu’ils ne se sentaient pas valorisés par leur employeur, qu’ils ne voyaient pas d’évolution possible ou tout simplement parce qu’ils souhaitaient plus de flexibilité et d’autonomie.

Cependant, nombre d’employeurs ne prêtent pas attention à cela. Ils accordent plus d’importance au fait de savoir s’ils paient suffisamment leurs employés. Bien sûr, la compensation est essentielle, mais moins qu’auparavant. Les gens recherchent désormais la valorisation et l’autonomie, le lien social et le sentiment d’appartenance à une société.

C’est la raison pour laquelle préparer son entretien annuel d’évaluation est primordial, notamment pour les assistantes de direction ! D’ailleurs, c’est une erreur de ne pas prendre la peine d’en planifier un avec votre manager, car c’est l’un des rendez-vous les plus importants de votre carrière d’assistante. 

En tant que “fonction support”, il est trop facile de penser que vous ne méritez pas une évaluation digne de ce nom, une promotion ou une augmentation de salaire. Pourtant, rappelez-vous que sans vous, votre manager et les membres de l’équipe ne seraient pas en mesure de maintenir leur niveau d’activité. Vous apportez à l’entreprise autant de valeur que les autres. Il est très important de garder cela à l’esprit tout au long de votre carrière.

Préparez donc votre entretien annuel comme vous prépareriez un entretien d’embauche.

Voici quelques conseils pour bien préparer son entretien annuel d’évaluation.

Autoévaluez-vous

Afin que votre bilan annuel soit efficient, il est très important d’être honnête avec vous-même quant au niveau de service apporté à votre manager tout au long de l’année. Méritez-vous réellement une augmentation et de combien ?J’utilise le mot “service”, car les assistantes sont employées par une organisation pour fournir un service à leur manager et à une équipe, afin d’atteindre les objectifs globaux de la société.

Voici les services essentiels qu’une assistante de direction doit fournir à son manager/équipe/entreprise. Cela peut vous servir de base pour votre entretien :

1- Gestion proactive de l’agenda

2- Organisation de voyages de façon détaillée

3- Organisation d’événements internes ou externes plus ou moins complexes

4- Réactivité et attention aux détails

5- Organisation et gestion des priorités

6- Sens des affaires (tout connaître de sa société et de ses objectifs à court, moyen et long terme)

Une fois votre autoévaluation faite, mon conseil serait de demander à votre manager, avant votre entretien annuel, ce qu’il pense de votre niveau de compétences dans ces domaines-là et de vous donner une note de 1 à 5 pour chacun. Faites-le sous forme de questionnaire qu’il devra remplir.

 Cela vous permettra de voir où vous excellez et où vous devez vous améliorer. Il est très important d’avoir un feedback sur votre propre progression, qu’il soit positif ou négatif.

Apportez les réponses de votre manager à votre entretien et débattez-en avec lui. 

Valorisez vos réussites

Le but de cet entretien annuel est de montrer votre valeur ajoutée, ce que vous apportez à l’entreprise, et pourquoi vous méritez une augmentation et/ou un bonus.

Revoyez les objectifs de l’année précédente (s’il y en a) et mesurez votre taux de réussite pour chacun d’eux. Listez vos plus importants succès et réfléchissez aux bénéfices que ceux-ci ont engendrés pour votre manager, votre équipe ou pour la société.

Si je prends mon exemple, cette année, j’ai organisé un événement de 3 jours pour mon département (80 personnes au total). Auparavant, nous faisions appel à une agence événementielle pour gérer la plupart des événements. Cette année, j’ai décidé de l’organiser moi-même, sans passer par une agence. Lors de mon entretien annuel, je vais donc mettre en avant cela, en spécifiant que j’ai permis à l’équipe et à l’entreprise de garder une cohésion sociale malgré la pandémie, mais surtout que j’ai permis à l’entreprise d’économiser plus de 20 000 € de frais d’agence.

Rassemblez des avis de vos collègues

Depuis quelques années, j’ai créé dans ma boîte de réception un dossier où j’enregistre des avis positifs, des compliments de la part de mon manager, de mes collègues ou de personnes externes à la société. Cela me permet de garder mes succès de l’année en tête et également de les partager lors de mon bilan annuel. Certains managers ne comprennent pas forcément le rôle de l’assistante et ne mesurent pas tout le travail fait dans l’ombre pour permettre leur succès. Je vous conseille donc dès à présent de créer ce petit dossier dans lequel vous garderez tous les messages reçus qui contribueront à démontrer votre réussite.

Voici deux exemples de retours positifs que j’ai reçus cette année :

• “Bravo pour la façon dont vous gérez l’agenda de votre manager. Il a de la chance de vous avoir !”
• “Stéphanie, j’aimerais te féliciter pour l’excellent travail que tu as fait pour organiser la marche de l’équipe la semaine dernière. »

À cela, j’ajoute le fait qu’en fin d’année, je demande à environ 5 collègues de me dire ce qu’ils pensent de mon travail et ce que je peux améliorer. J’insiste vraiment sur mes points d’amélioration, même si cela peut faire mal, car je veux rester au top du top pour mon manager et l’entreprise.

Voyez les commentaires constructifs comme une bonne occasion de corriger les problèmes dont vous n’avez peut-être pas conscience. Par exemple, je ne me rendais pas compte que je ne discutais pas assez souvent avec l’équipe. J’étais tellement assidue que j’en oubliais le côté social, le contact avec les autres collaborateurs.

Pensez à votre plan de carrière

Maintenant que vous vous êtes autoanalysée, que vous avez réfléchi à votre valeur ajoutée au sein de la société, pensez désormais à vous et à votre carrière en vous posant les questions suivantes :

• Êtes-vous heureuse au sein de votre société ? 
• Qu’est-ce qui fonctionne bien pour vous et qu’est-ce qui ne fonctionne pas ?
• Comment votre employeur pourrait-il vous aider à développer vos compétences et votre carrière ?
• Quelles nouvelles responsabilités voudriez-vous assumer ? 

On ne va pas se mentir : il nous arrive parfois d’être frustrées par certaines situations durant l’année et nous n’osons pas forcément en parler, car on pense que cela va se terminer, mais la situation perdure. Par exemple, si vous êtes exclue de certaines réunions, si votre manager ne partage pas assez d’informations avec vous, si votre charge de travail est trop lourde, etc. L’entretien annuel est l’occasion de vider votre sac pour que certaines choses changent, mais c’est aussi le moment de dire ce qui marche bien pour vous. Partagez vos réflexions et vos objectifs de carrière avec votre patron et demandez-lui comment il pourrait vous aider à les atteindre.

 L’entretien d’évaluation de performance est le moment parfait pour trouver le courage de dire ce que vous ressentez. N’oubliez pas que vous êtes au cœur de cette réunion, votre manager doit donc vous écouter et vous offrir tout le soutien possible pour l’année suivante.

J’espère que toutes ces petites astuces vous permettront de bien préparer cet entretien et de le réussir. Le processus d’évaluation peut être assez intimidant, alors vous y préparer vous aidera à tirer le meilleur de cette réunion.