Comment assister au mieux plusieurs collaborateurs ?

Désormais, de plus en plus d’assistantes travaillent pour plusieurs collaborateurs, et cela n’est pas une tâche facile. C’est d’ailleurs une compétence inestimable pour les employeurs.

En effet, du fait de la mondialisation et du développement des nouvelles technologies, beaucoup de collaborateurs maîtrisent parfaitement l’outil informatique. Ainsi, ils gagnent parfois plus de temps en faisant les choses eux-mêmes qu’en passant par leur assistante. Par conséquent, un collaborateur n‘aura pas forcément besoin d’une assistante à temps plein, surtout les plus jeunes.

Ici, je partage avec vous 6 conseils qui font toute la différence lorsqu’il s’agit d’assister plusieurs collaborateurs.

Conseil 1 : mettre en place une réunion de groupe afin de définir vos tâches 

La première chose à faire est de planifier une réunion de groupe avec toutes les personnes que vous allez assister ou assistez déjà, afin de définir ensemble ce que vous ferez pour chacun d’entre eux et également quelles seront vos limites… Cela évitera toute confusion, abus ou plainte concernant la non-équité de vos tâches.

Vous ne vous en rendez peut-être pas compte, mais avoir une assistante pour soi est un privilège et beaucoup aimeraient ne pas la partager et en profitent parfois.

Lors de cette réunion, soyez honnête sur votre capacité !  Vous n’avez pas de superpouvoirs. Il vaut mieux dire que vous avez des limites plutôt que de dire oui à tout et créer de l’insatisfaction. Ne vous surchargez pas, au risque de ne plus vous en sortir et/ou de faire un burn out. Cela n’arrive pas qu’aux autres…

Une fois tout cela défini, rédigez par e-mail tout ce qui s’est dit durant cette réunion et envoyez-leur votre compte rendu. Gardez également bien cette liste de tâches sous le coude.

Conseil 2 : Ne faites pas de favoritisme

Ne faites pas de favoritisme même si vous avez des préférences. Cela vous desservira peut-être au final. Certains peuvent vous surprendre : celui que vous aimez bien n’est pas forcément celui qui vous fera évoluer ou vous défendra…

Et surtout, ne critiquez pas l’un en présence de l’autre. Cela se retournera contre vous. Restez toujours professionnelle.

Conseil 3 : Adaptez-vous au style de travail/communication de chacun

Certains préfèrent communiquer par téléphone, d’autres par e-mail, d’autres par WhatsApp/Teams/Slack et d’autres en face-à-face. Il est important de respecter cela et de ne pas communiquer selon votre préférence mais selon la leur, sinon la communication ne passera pas et sera difficile. C’est très important, surtout lorsque l’on assiste plusieurs personnes.

Conseil 4 : Notez tout !

Assurez-vous de noter toutes les tâches que vous avez à faire ou en cours de traitement, que ce soit sur un fichier électronique ou par écrit. C’est aussi valable pour les plus petites choses, car vous risquez d’en oublier certaines. 

Conseil 5 : Ayez une to-do list pour chaque collaborateur

Vous devez avoir une to-do list pour chaque collaborateur et non pas une to-do list globale mélangeant toutes les tâches, sinon vous ne serez pas en mesure d’évaluer correctement vos priorités. De plus, avoir une grande to-do list vous donnera l’impression d’être débordée et d’avoir trop de tâches à faire.

Conseil 6 : Organisez et triez votre boîte mail

Catégorisez tous vos e-mails dès qu’ils arrivent dans votre boîte mail ! Vous verrez tout de suite ce qui correspond à qui.

Créez des dossiers pour chaque collaborateur et également des sous-dossiers. Le but est que tout soit facilement repérable et que les documents soient facilement retrouvés.

Petite astuce : afin de savoir si votre boîte mail est bien organisée (et même vos documents numériques), demandez à une de vos collègues de rechercher tel ou tel document sur votre ordinateur.

J’espère que tous ces conseils vous seront utiles et changeront votre quotidien.