Il n’est pas toujours facile pour nous, assistantes de direction, d’obtenir une réponse rapide à nos e-mails urgents. Cela est d’autant plus vrai au vu de la situation sanitaire actuelle : beaucoup d’entreprises recommandent ou imposent le télétravail à leurs employés, la communication se fait donc essentiellement par écrit.

Pourquoi ne répondent-ils pas à mes e-mails ?

Il arrive parfois que nos e-mails, urgents à nos yeux, ne soient pas traités par nos collègues. Cela peut être très frustrant, surtout si vous avez besoin d’obtenir une réponse dans l’heure qui suit. Cependant, dans ces moments, il ne sert à rien d’être trop stressée, car bien souvent votre collègue n’ignore pas votre message intentionnellement. 

Voici les raisons qui pourraient expliquer que votre e-mail passe à la trappe.

Raison 1 : Il/Elle est en déplacement ou en conférence téléphonique.

Raison 2 : Il/Elle a trop d’e-mails dans sa boîte de réception et a du mal à gérer.

Raison 3 : Il/Elle ne considère pas votre demande comme prioritaire car elle n’en connaît pas l’importance.

Comment éviter l’absence de réponse à un e-mail ?

Maintenant que nous avons analysé pourquoi il arrive que nos collègues ne répondent pas à nos e-mails requérant un retour rapide, je vais partager avec vous les différentes astuces que j’utilise pour y remédier, sans avoir à relancer mon interlocuteur.

Astuce 1 :  Écrire l’importance et/ou l’urgence de l’e-mail en objet

En écrivant en lettres capitales “URGENT/IMPORTANT”, vous attirerez immédiatement l’attention de votre interlocuteur. Attention à ne pas le faire trop fréquemment, sinon aucune de vos requêtes ne sera prise au sérieux.

Exemple : URGENT || Réunion re: rapport Kantar avec Pascal, Alexandre, George.

Astuce 2 : Changer l’objet de l’e-mail

Parfois, les e-mails qui vous sont envoyés reprennent tout un échange entre plusieurs personnes. Dans ce cas, l’objet d’origine n’aura peut-être plus rien à voir avec votre demande. Il est donc important de ne pas juste transférer l’e-mail tel quel, vous devez penser à modifier l’objet.

Exemple : Votre manager vous envoie un e-mail avec l’objet “Félicitations”. Il a en fait envoyé un message de félicitations à un client qui a été promu. Entre-temps, ils ont prévu de discuter prochainement d’un nouveau projet. Votre responsable vous demande dans le corps de l’e-mail d’organiser une réunion avec des membres de l’équipe interne pour préparer cet échange. Avant de contacter ces personnes, il vaut mieux changer l’objet pour qu’elles comprennent rapidement de quoi il s’agit sans avoir à lire tout le contenu. Dans ce cas, l’objet pourrait être : Prep meeting re : nouveau projet – Nestlé.

Astuce 3 : Utiliser un autre moyen de communication

Vous l’avez peut-être remarqué, les appels téléphoniques sont de moins en moins fréquents, et cela même dans les entreprises. Beaucoup d’employés communiquent par e-mails ou utilisent des plateformes de communication instantanée telles que Teams, Slack, Skype, Whatsapp… Envoyer un message via l’une de ces plateformes vous permettra très certainement d’obtenir une réponse rapidement.

Astuce 4 : S’assurer que l’e-mail est court, concis, précis et clair

Lorsque vous avez besoin d’une réponse dans la journée ou dans les heures qui suivent, inutile de trop “blablater”, demander des nouvelles, etc. Il faut aller droit au but. Un simple “bonjour” suffit. Plus l’e-mail aura de lignes, moins les gens seront enclins à le lire jusqu’au bout et ils pourraient oublier d’y répondre.

Astuce 5 : Utiliser les @mentions pour attirer l’attention

Si vous tapez le symbole @ suivi du nom de l’interlocuteur dans le corps de l’e-mail, celui-ci verra le symbole @ en regard du message dans sa boîte de réception.