De manière surprenante (ou pas),  environ 60% des assistantes de direction n’ont pas accès à la boîte mail de leur manager. Parfois, on leur en a même retiré l’accès (cela est une autre histoire).

Pour ma part, dans la plupart de mes emplois, j’avais accès à la boîte mail de mes managers car ils étaient conscients des bénéfices que cela pouvait leur apporter mais aussi m’apporter. Je ne gérais pas forcément leurs e-mails, mais j’y avais accès.

 Cela fait seulement quelques années que j’ai commencé à m’occuper de la gestion de la boîte mail de mon manager car je me sentais capable de le faire, et capable d’agir en son nom si nécessaire.

 Cependant, j’ai aussi fait face à des managers réticents à l’idée que je puisse avoir accès à leur boîte mail. Au début, on se dit : « Tant mieux, c’est une chose en moins à faire », mais plus le temps avançait, et plus je me rendais compte que j’étais toujours la dernière au courant de tout et que je faisais plus le pompier qu’autre chose à constamment travailler dans l’urgence.

On en vient donc à moins apprécier le quotidien et on se dit qu’au final on reste sur ses acquis et on ne progresse pas. En tant qu’assistante de direction, vous devriez être la première personne au courant de tout. 

 Pourquoi alors certaines assistantes de direction n’ont pas accès à la boîte mail de leur manager ?

 Il existe plusieurs raisons pour lesquelles les managers ne souhaitent pas donner l’accès à leur boîte mail à leur assistante, mais la raison première est un manque de confiance. Certains managers pensent que les assistantes ne respecteront pas leur vie privée, ni les règles de confidentialité, tout simplement. 

 Dans certains cas plutôt rares, cela peut être vrai. En tant qu’assistante de direction, on a parfois tendance à se confier à d’autres assistantes de direction, à qui l’on sait que l’on peut faire confiance, et qui ne le répéteront pas. Mais c’est parfois difficile de garder une information croustillante pour soi… C’est la nature humaine !

 Une autre raison peut tout simplement être le fait que le manager ne sache pas comment travailler avec une assistante : il se dit alors que ce n’est pas le rôle de l’assistante de direction d’avoir accès à ses e-mails et que cela n’affecte pas son travail, qu’elle doit simplement exécuter ce qu’on lui demande de faire.

 Comme je l’ai déjà évoqué, de plus en plus d’assistantes de direction assistent au moins deux personnes. De ce fait, certains pensent que l’assistante n’aura pas la capacité de s’occuper de tous leurs e-mails. D’autres ont peur que l’assistante partage certaines informations avec l’autre directeur.

 Parfois, cela peut également venir de l’assistante qui ne souhaite pas y avoir accès pour ne pas se rajouter du travail en plus. Mais au final, je trouve que c’est moins de travail car je sais sur quoi concentrer mes efforts chaque semaine.

 Il est primordial et indispensable pour une assistante de direction d’avoir accès à la boîte mail de son ou ses manager(s). Une assistante de direction est un partenaire stratégique, un bras droit. Elle travaille en étroite collaboration avec son manager et pour que le partenariat soit efficace, il faut que celle-ci ait accès aux mêmes informations que son manager.

Alors comment convaincre votre manager de vous donner accès à sa boîte mail ?

 La première chose importante est d’avoir une discussion ouverte à ce sujet avec lui, en face à face, afin que ce dernier comprenne explicitement les enjeux d’avoir une assistante qui ait accès à ses e-mails. En effet, beaucoup d’entre eux ne savent pas quels en sont les bénéfices, ils ne se concentrent que sur ce qui pourrait éventuellement être négatif.

 Malheureusement, les managers n’échangent pas entre eux au sujet de leur partenariat avec leur assistante et au sujet des bonnes pratiques (ce qu’ils devraient faire). Par conséquent, ils n’ont pas conscience de ce qu’un réel partenariat avec leur assistante pourrait leur apporter. C’est alors notre rôle de le leur montrer. Voici différents arguments que vous pouvez avancer.

• Votre manager gagnera du temps et de l’énergie et surtout, il n’en perdra plus. En effet, nous savons qu’ils passent beaucoup de leur temps en réunion ou en déplacement. Le fait d’avoir accès à leur boîte mail permet de leur signaler les messages qui nécessitent leur attention immédiate afin qu’ils puissent se focaliser sur l’essentiel, sans devoir faire le tour de tous les e-mails reçus le soir en rentrant à la maison.

• Vous pouvez mieux anticiper leurs besoins, car vous voyez ce qui se passe au sein de l’entreprise et surtout cela vous aide à mieux définir les différentes priorités. Vous pouvez également concentrer vos efforts sur l’essentiel. 

• Vous êtes partenaires. Votre principale mission est de décharger votre manager de certaines tâches et responsabilités afin qu’il puisse se consacrer pleinement à son cœur de métier.

 Le monde de l’entreprise et le rôle de l’assistante de direction étant en pleine transformation, il est essentiel d’acquérir dès aujourd’hui ce rôle de « partenaire stratégique », qui passe avant tout par l’accès à la boîte mail de votre manager.

Si vous désirez en savoir plus ou bien suivre une formation sur comment gérer la boîte mail de votre manager, n’hésitez pas à envoyer un e-mail à : contact@kick-assistant.com.