Comme expliqué dans mon précédent article sur l’intelligence artificielle, il est très important pour une assistante d’avoir non seulement des compétences techniques (savoir-faire) mais surtout des compétences comportementales (savoir-être).

Désormais, les employeurs recherchent de plus en plus de personnes possédant autant de savoir-être que de savoir-faire. Mais qu’est-ce que le savoir-être ? Ce sont les qualités humaines et relationnelles qui, à l’inverse des compétences techniques, ne sont pas facilement mesurables. Si votre manager devait donner son avis sur vous, vos compétences techniques ne lui viendraient pas tout de suite en tête. En revanche, il énumérerait vos nombreuses qualités personnelles, qui font de vous une excellente assistante à ses yeux.

Voici une liste des compétences comportementales primordiales que doit posséder l’assistante de direction, selon moi.

L’empathie

Je commence par l’empathie qui est, à mon avis, LA qualité première de l’assistante de direction. Il est très difficile de faire ce métier sans une once d’empathie.

Attention à ne pas confondre empathie et sympathie. L’empathie est la capacité à ressentir les émotions de l’autre et à se mettre à sa place. On partage alors ses sentiments parce qu’on parvient à s’identifier à lui et à comprendre ce qu’il peut ressentir.

En effet, il est très important de savoir se mettre à la place de son manager et des membres de son équipe. Parfois, on peut penser qu’untel n’a aucune reconnaissance pour notre travail parce qu’il a oublié de nous remercier ou qu’il est de mauvaise humeur. Un manager a généralement de grandes responsabilités qui peuvent être source de stress pour lui/elle. Son rôle est de faire le maximum pour que la société fasse davantage de bénéfices. Si ses objectifs ne sont pas atteints, il peut être rétrogradé, voire perdre son poste. Il faut donc constamment se mettre à sa place pour mieux comprendre les enjeux de sa position, ses doutes et ses faiblesses, et prendre en compte tout ce qui peut se passer dans sa vie personnelle.

La curiosité

Une assistante de direction doit être très curieuse pour dénicher des informations par-ci par-là, en essayant de comprendre pourquoi telle chose se fait de telle manière et pas autrement. Il faut constamment poser et se poser des questions. Cela vous permettra de mieux comprendre les choses, mais surtout de pouvoir aider votre manager dans son quotidien. 

En bref, il faut avoir les yeux et les oreilles partout, vraiment partout. Toutes les informations que vous emmagasinerez vous rendront inestimable aux yeux de votre manager et de toute l’entreprise.

La proactivité 

La proactivité, c’est la capacité à prendre des initiatives, à agir par soi-même, sans attendre de recevoir une instruction ou une demande. 

Les managers recherchent tous des assistantes proactives. Ils souhaitent qu’elle agisse en anticipant les besoins sans être guidée. Cela leur permet de gagner du temps et de ne pas avoir à se soucier de beaucoup de choses. Cela est d’autant plus valable dans la période de crise que nous traversons.

 La résilience

“Une personne résiliente est en mesure d’affronter les événements difficiles qui se présentent sans s’effondrer. Elle sait les analyser, prendre du recul et peut ainsi parvenir à y faire face.” Pour résumer, la résilience, c’est présenter une forte résistance au stress.

Comme vous le savez, le métier d’assistante de direction peut être très stressant, car on ne sait pas réellement de quoi notre journée sera faite et il est difficile de la planifier, des urgences peuvent tomber à n’importe quel moment. Vous devez arrêter ce que vous faites pour gérer ce genre de cas. Il m’arrive parfois d’avoir envie de faire du sport pendant ma pause déjeuner et de ne pas pouvoir à cause de mes contraintes professionnelles. 

Le stress est constant dans ce métier. Il faut donc apprendre à s’en nourrir pour travailler efficacement et pouvoir maîtriser ses émotions sans perdre son sang-froid.

La gentillesse

On connaît toutes une assistante qui est un petit peu “peau de vache” et qui veut que les choses soient faites à sa manière. La fermeté est une qualité nécessaire dans ce métier, mais la méchanceté n’est pas gratifiante. D’ailleurs, on dit souvent d’une assistante qu’elle est gentille et souriante.

La gentillesse, que ce soit dans le travail ou dans votre vie personnelle, ouvre énormément de portes. Cependant, dans la vie professionnelle, c’est une qualité indispensable pour les autres et surtout pour vous. Être sympathique vous permettra de créer un réseau interne/externe solide et de pouvoir obtenir ce que vous voulez lorsque vous aurez une demande urgente ou un service à demander.

Si je prends mon exemple, je pense être gentille de nature, mais au travail, je le suis avec tout le monde sans exception, même avec les personnes que j’aime un peu moins. Cela me permet d’obtenir rapidement ce dont j’ai besoin. Si mon patron n’a pas eu le temps de manger, je sais que la cantine me donnera un repas gratuit pour lui. De même, s’il rencontre un problème informatique, je sais que ma demande sera immédiatement traitée. Non pas parce qu’il est haut placé, mais parce que j’ai toujours été extrêmement gentille et respectueuse envers tous mes collègues. Le réseau, c’est très important !

La confiance en soi

Pour ma part, je trouve que la confiance en soi est une des qualités les plus difficiles à développer. Il m’a fallu environ cinq ans pour y arriver, car travailler pour des personnes qui ont atteint un tel niveau m’intimidait et je ne me sentais pas à la hauteur. Finalement, ce sont juste des êtres humains comme nous. Lorsque j’ai eu ce déclic et que j’ai réalisé que j’étais une très bonne assistante, je suis sortie de ma coquille et depuis, j’excelle dans mon rôle.

Être assistante, ce n’est pas quelque chose que tout le monde pourrait faire et que tout le monde comprend. Alors ne vous sous-estimez pas et ayez confiance en vous. C’est un métier très difficile qui demande énormément de compétences.

L’adaptabilité

Pour être une bonne assistante, il faut savoir sortir de sa zone de confort et s’adapter rapidement à de nouvelles situations, de nouvelles personnes. Dans cette profession, il y a constamment du challenge, la routine n’existe pas. 

En plus de devoir s’accoutumer au métier, il faut aussi faire avec différentes personnalités et différentes humeurs. Une assistante s’adapte autant à un manager qui microgère qu’à un manager très indépendant, autant à un manager froid qu’à un manager chaleureux.

La communication

La communication écrite ainsi que la communication orale sont très importantes dans ce métier. Nous échangeons avec des PDG, des clients, des collègues, des fournisseurs. Il faut savoir communiquer efficacement et adapter son langage suivant les situations. Une assistante doit aussi être à l’aise à l’écrit puisqu’elle passe la majeure partie de son temps à rédiger des e-mails.