À notre époque, il est de plus en plus commun qu’une assistante gère plusieurs agendas, généralement entre 1 et 8. En effet, une assistante des membres du Codir en a souvent de 1 à 4 à sa charge et lorsqu’une assistante collabore avec une équipe, elle gère plutôt de 5 à 8 agendas (ça peut être plus ou moins).

Qu’est-ce que la gestion d’agenda ?

En tant qu’assistante, la plus importante de vos missions est la gestion du temps de votre patron à travers la gestion de son agenda électronique, qui se fait généralement via Outlook ou Google Calendar. La gestion de l’agenda englobe notamment l’organisation des réunions en présentiel ou à distance, des voyages, des événements professionnels et/ou personnels, etc.

Assistantes, comment pouvez-vous optimiser la gestion de plusieurs agendas ?

Vous vous demandez peut-être comment gérer efficacement plusieurs agendas. J’insiste sur le mot “efficacement”, car c’est un point déterminant pour vous et vos managers. En effet, si un ou plusieurs managers ne sont pas satisfaits de la manière dont leur emploi du temps est géré, alors votre gestion de plusieurs agendas n’est pas totalement efficace. 

Voici mes différents conseils.

Conseil 1 : N’ouvrez pas plus de 4 agendas à la fois

Si vous avez plus de 4 directeurs, n’affichez pas à l’écran tous les agendas en même temps, cela peut porter à confusion. Ouvrez-en 4 maximum, ceux qui voyagent le plus ou ceux qui sont en général les plus sollicités.

En effet, plus vous ajoutez de calendriers à votre vision, plus il sera difficile de voir d’un coup d’œil ce que telle personne fait à tel moment. Cela vous demandera également plus de temps pour analyser les créneaux disponibles.

Conseil 2 : Visualisez les agendas à la semaine

Au quotidien, ouvrez les agendas avec une vue hebdomadaire pour en avoir une vision d’ensemble. Il est ainsi plus facile de percevoir ce qui est susceptible de mériter plus d’attention de votre part cette semaine-là. Analysez les moments où votre manager aura besoin de temps libre ou de temps pour se concentrer sur certains dossiers, etc.

Conseil 3 : Adoptez les mêmes codes couleur pour tous les agendas

Dans la mesure du possible, afin de gagner en efficacité, assurez-vous d’instaurer des couleurs identiques pour tous les agendas. Par exemple : rose pour les déplacements, rouge pour les réunions externes, bleu pour les réunions internes, orange pour les événements personnels, etc.

Cela ne sera pas toujours possible si votre patron ne désire pas faire de changements, mais qui ne tente rien n’a rien.

Conseil 4 : Assurez-vous de toujours regarder le bon agenda

Lorsque vous organisez une réunion, vérifiez bien que vous êtes sur le bon agenda ! Il arrive que l’on donne les créneaux du mauvais directeur ou bien tout simplement qu’une invitation soit envoyée du mauvais agenda. Je pense que cela est arrivé à beaucoup d’entre nous. Pour ma part, cela m’est arrivé quelques fois dans ma carrière.

Conseil 5 : N’envoyez pas d’invitations de votre agenda

Envoyez toujours les invitations à partir des agendas de vos managers et non de votre agenda. J’ai très souvent vu des assistantes envoyer des invitations de leur propre agenda, notamment pour les réunions internes ou même des réunions clients. Ce n’est vraiment pas une bonne idée ! Si vous êtes en vacances, malade, absente ou autre et qu’il y a un changement de dernière minute, votre manager ne sera pas en mesure de changer l’invitation et ce sera également une perte de temps et une source de stress inutile pour lui/elle. Il vaut mieux donc envoyer les invitations de l’agenda de l’organisateur de la réunion.

Conseil 6 : Activez les notifications du calendrier Outlook de vos managers

Assurez-vous de recevoir toutes les notifications Outlook de vos managers. En gérant plusieurs agendas, vous ne verrez pas forcément tous les petits changements d’un seul coup d’œil, d’autant plus si vous travaillez dans un environnement dynamique. Ce serait possible avec seulement 1 ou 2 agendas, mais pas plus. Il suffit par exemple qu’un déjeuner soit décalé de 15 minutes dans l’agenda d’un de vos managers et que vous soyez occupée à faire des notes de frais, vous ne verrez pas forcément apparaître le changement et votre patron partira pour son déjeuner alors qu’il aurait pu passer 15 minutes à faire autre chose.

Tous ces conseils sont des techniques que j’applique depuis longtemps et qui ont été extrêmement bénéfiques pour la gestion de multiples agendas. J’espère que cela vous sera également utile.